Politique de confidentialité

Mise à jour le 13 octobre 2026

Les passages surlignés sont des informations encore à compléter avant la mise en ligne.

Cette politique explique comment AssoCrew traite les données personnelles, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD). Elle s'applique au site assocrew.com, à l'application web et aux messages que nous envoyons. Entrée en vigueur : 13 octobre 2026.

En bref. Les données des membres appartiennent à l'association qui les saisit : c'est elle qui décide, nous agissons pour son compte. Nous sommes responsables seulement des comptes de connexion, de la facturation et du support. Les données sont hébergées dans l'Union européenne. Nous ne vendons aucune donnée et nous ne faisons pas de publicité.

Qui est responsable de quoi

AssoCrew joue deux rôles différents, selon les données.

Données des membres : l'association décide

Quand une association utilise AssoCrew, elle y saisit les données de ses membres et de leurs proches : registre, cotisations, paiements, réunions, votes, projets, bénévoles, dons. Pour ces données, l'association est responsable du traitement et AssoCrew est son sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD. Nous les traitons uniquement sur ses instructions et pour lui fournir le service. Nos engagements sont décrits dans l'accord de traitement des données, que l'association accepte en créant son espace.

Si vous êtes membre d'une association et que vous avez une question sur vos données, adressez-vous d'abord à son bureau. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande à l'association et nous l'aidons à y répondre.

Comptes, facturation, support : nous décidons

Nous sommes responsable du traitement pour :

les comptes de connexion (adresse e-mail, et plus tard numéro de téléphone) ;
la facturation des abonnements et la relation avec les associations clientes ;
le support et les échanges avec nous ;
la sécurité du service (journaux techniques, prévention des abus) ;
la mesure d'audience, si nous en ajoutons une (il n'y en a aucune aujourd'hui).

Responsable : OD Tech & More SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, Nieuwerkerken-Dorp 6, 9320 Aalst, Belgique, numéro d'entreprise 1039.956.695. Contact pour les données personnelles : privacy@assocrew.com. Délégué à la protection des données : aucun délégué à la protection des données n'est désigné ; contact : privacy@assocrew.com.

Données traitées pour notre propre compte

Créer le compte et vous connecter
Données
Adresse e-mail, code de connexion à usage unique, date de connexion
Base légale
Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Durée de conservation
Tant que le compte existe ; le code expire après 10 minutes
Choisir l'organisation, la langue et le thème
Données
Préférences enregistrées dans des cookies
Base légale
Exécution du contrat (art. 6.1.b)
Durée de conservation
1 an, voir la politique cookies
Facturer les abonnements
Données
Nom de l'association, adresse, numéro d'entreprise, personne de contact, formule, factures, état des paiements
Base légale
Obligation légale (art. 6.1.c) et contrat
Durée de conservation
7 ans après la fin de l'exercice, comme l'exige le droit comptable belge
Répondre aux demandes de support
Données
Coordonnées, contenu des échanges
Base légale
Intérêt légitime à vous aider (art. 6.1.f)
Durée de conservation
3 ans après le dernier échange
Vous recontacter après une demande « Être recontacté » sur le site
Données
Nom, adresse e-mail, nom et pays de l'association, nombre de membres, message, et la conversation avec l'assistant seulement si vous cochez la case qui le permet
Base légale
Consentement (art. 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment
Durée de conservation
12 mois après le dernier échange, ou jusqu'au retrait du consentement
Répondre aux questions posées à l'assistant du site
Données
Le texte de la question, sans compte ni nom
Base légale
Intérêt légitime à vous informer (art. 6.1.f)
Durée de conservation
Non conservé ; si l'IA est utilisée, la question est transmise à Anthropic pour formuler la réponse (voir les sous-traitants)
Garder la trace de l'acceptation des conditions
Données
Compte, organisation, version acceptée, date
Base légale
Obligation de preuve et intérêt légitime
Durée de conservation
Durée du contrat plus 5 ans
Protéger le service
Données
Adresse IP, navigateur, heure, erreurs techniques
Base légale
Intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f)
Durée de conservation
12 mois au plus
Vous informer des changements importants
Données
Adresse e-mail des administrateurs
Base légale
Exécution du contrat
Durée de conservation
Tant que le compte existe

Finalité	Données	Base légale	Durée de conservation
Créer le compte et vous connecter	Adresse e-mail, code de connexion à usage unique, date de connexion	Exécution du contrat (art. 6.1.b)	Tant que le compte existe ; le code expire après 10 minutes
Choisir l'organisation, la langue et le thème	Préférences enregistrées dans des cookies	Exécution du contrat (art. 6.1.b)	1 an, voir la politique cookies
Facturer les abonnements	Nom de l'association, adresse, numéro d'entreprise, personne de contact, formule, factures, état des paiements	Obligation légale (art. 6.1.c) et contrat	7 ans après la fin de l'exercice, comme l'exige le droit comptable belge
Répondre aux demandes de support	Coordonnées, contenu des échanges	Intérêt légitime à vous aider (art. 6.1.f)	3 ans après le dernier échange
Vous recontacter après une demande « Être recontacté » sur le site	Nom, adresse e-mail, nom et pays de l'association, nombre de membres, message, et la conversation avec l'assistant seulement si vous cochez la case qui le permet	Consentement (art. 6.1.a), que vous pouvez retirer à tout moment	12 mois après le dernier échange, ou jusqu'au retrait du consentement
Répondre aux questions posées à l'assistant du site	Le texte de la question, sans compte ni nom	Intérêt légitime à vous informer (art. 6.1.f)	Non conservé ; si l'IA est utilisée, la question est transmise à Anthropic pour formuler la réponse (voir les sous-traitants)
Garder la trace de l'acceptation des conditions	Compte, organisation, version acceptée, date	Obligation de preuve et intérêt légitime	Durée du contrat plus 5 ans
Protéger le service	Adresse IP, navigateur, heure, erreurs techniques	Intérêt légitime à sécuriser le service (art. 6.1.f)	12 mois au plus
Vous informer des changements importants	Adresse e-mail des administrateurs	Exécution du contrat	Tant que le compte existe

Nous n'envoyons pas de lettre d'information commerciale sans votre accord. Nous ne faisons aucun profilage publicitaire.

Données traitées pour le compte des associations

Selon les modules qu'elle utilise, l'association peut saisir :

identité et contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse, date d'adhésion, rôle ;
cotisations et paiements : montants, dates, mode de paiement, communication structurée, preuves envoyées (capture, photo de reçu), relevés bancaires importés ou lus en lecture seule ;
vie de l'association : présences, réunions, votes, comptes rendus, projets, tâches, missions de bénévoles et défraiements, documents ;
solidarité : proches couverts, événements familiaux (naissance, mariage, décès et autres), aides décidées ;
dons : identité du donateur, montants, et, pour les attestations fiscales belges, le numéro national.

Les finalités, les bases légales et les durées de conservation de ces données sont fixées par l'association. Nous les conservons tant que l'association utilise AssoCrew, puis nous les supprimons selon les règles de fin de contrat de l'accord de traitement.

Données sensibles

Numéro national. Il ne sert qu'à établir les attestations fiscales pour dons que la loi impose quand l'association les délivre. Seuls les administrateurs et le bureau y accèdent. Il n'apparaît jamais dans les listes ni dans les messages.
Événements familiaux. Le module « Événements » enregistre des faits de la vie (naissance, mariage, décès et autres). Le type d'événement ne révèle ni religion ni état de santé, et l'outil ne demande aucun détail médical. Nous recommandons aux associations de ne pas écrire de telles informations dans les champs libres.
Notes privées. Les notes de « Mon espace » sont lisibles uniquement par leur auteur. Ni les administrateurs de l'association ni nos équipes ne peuvent les lire depuis l'application.

Mineurs

AssoCrew s'adresse aux associations et à leurs membres adultes. Une association peut inscrire un enfant dans son registre (par exemple un proche couvert) : elle le fait sous sa responsabilité, avec l'accord d'un parent quand la loi l'exige. Nous recommandons de ne pas donner un accès personnel à une personne de moins de 16 ans sans l'accord d'un parent.

Intelligence artificielle

Certaines fonctions utilisent un modèle d'IA (Claude, d'Anthropic) : lecture d'une preuve de paiement, brouillon de compte rendu, regroupement d'idées, proposition de tâches, brouillon de demande de subside.

L'IA fait toujours une proposition qu'une personne vérifie et valide. Elle ne prend aucune décision seule et ne produit aucun effet juridique sans validation humaine.
Nous envoyons seulement les données nécessaires à la tâche demandée.
Selon les conditions commerciales publiées par Anthropic, les données transmises par l'API ne servent pas, par défaut, à entraîner ses modèles. Nous vérifions ce point lors de chaque mise à jour de ces conditions.
Sans clé d'IA configurée, ces fonctions sont simplement absentes et tout reste possible à la main.

Destinataires

Les données sont accessibles :

aux personnes autorisées par l'association, selon leur niveau d'accès (administrateur, bureau, membre, lecture) ;
à nos équipes, seulement quand c'est nécessaire pour le support ou la sécurité, et dans la limite de ce besoin ;
à nos sous-traitants techniques, listés sur la page Sous-traitants ;
aux autorités, uniquement si la loi nous y oblige.

Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée.

Hébergement et transferts hors de l'Union européenne

La base de données et les fichiers sont hébergés à Francfort (Allemagne). L'application s'exécute dans la même région.

Certains prestataires sont des sociétés établies hors de l'Union européenne, ou peuvent y traiter des données, par exemple Anthropic (IA) et Meta (WhatsApp) aux États-Unis. Ces transferts sont encadrés par la décision d'adéquation UE-États-Unis (Data Privacy Framework) quand le prestataire y adhère, ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne. Le détail par prestataire figure sur la page Sous-traitants. [À COMPLÉTER : vérification des garanties de transfert de chaque prestataire avant la mise en service]

Sécurité

Chaque association est isolée des autres par des règles d'accès appliquées par la base de données elle-même (sécurité au niveau des lignes).
Les échanges sont chiffrés (HTTPS) et les données sont chiffrées sur les disques de l'hébergeur.
La connexion se fait par code à usage unique, sans mot de passe à retenir.
Les actions sensibles sont inscrites dans un journal que personne ne peut modifier ni effacer, pas même un administrateur.
Les accès des membres sont limités à ce qui les concerne.

Pour signaler une faille, voir la page Sécurité.

Vos droits

Vous pouvez demander à tout moment :

l'accès à vos données et une copie ;
la rectification de données inexactes ;
l'effacement, sauf si une loi nous oblige à les garder (par exemple les factures) ;
la limitation du traitement ;
la portabilité de vos données dans un format lisible ;
de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime.

Pour les données que nous traitons pour notre compte, écrivez à privacy@assocrew.com. Nous répondons dans un délai d'un mois. Nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Pour les données saisies par une association, adressez-vous à elle. Si vous nous écrivez, nous lui transmettons votre demande sans délai.

Réclamation

Vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données :

en Belgique : l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be ;
en France : la CNIL, 3 place de Fontenoy, 75007 Paris, www.cnil.fr ;
ailleurs : l'autorité du pays où vous vivez ou travaillez.

Nous vous invitons à nous contacter d'abord : nous ferons notre possible pour régler la question.

Modifications

Nous pouvons modifier cette politique, par exemple quand nous ajoutons un prestataire. Nous indiquons la date de mise à jour en haut de la page et nous prévenons les administrateurs par e-mail de tout changement important.