Conditions générales d'utilisation et de vente

Entrée en vigueur : 13 octobre 2026.

1. Qui s'engage

Ces conditions forment le contrat entre :

• l'éditeur : OD Tech & More SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, Nieuwerkerken-Dorp 6, 9320 Aalst, Belgique, numéro d'entreprise 1039.956.695, ci-après « nous » ;
• l'association cliente : l'organisation qui crée un espace sur AssoCrew (ASBL, association de fait, caisse de diaspora, club, comité ou groupement similaire), ci-après « l'association ».

La personne qui crée l'espace déclare agir au nom de l'association et avoir le pouvoir de l'engager. Pour une association de fait, qui n'a pas de personnalité juridique, cette personne s'engage pour le compte du groupe et avec son accord.

2. Un service entre professionnels

AssoCrew est un service destiné aux associations et organisations, pas aux consommateurs agissant à titre privé. Les règles de protection des consommateurs, dont le droit de rétractation, ne s'appliquent donc pas. Les membres d'une association utilisent AssoCrew gratuitement, à l'invitation de celle-ci.

3. Le service

AssoCrew est une application web, utilisable sur téléphone et ordinateur, qui permet notamment de :

• tenir le registre des membres et suivre les cotisations ;
• constater les paiements : relevés bancaires importés, lecture des comptes en lecture seule, preuves envoyées par les membres, et saisie manuelle, toujours possible ;
• envoyer des reçus et des rappels par e-mail, dans l'application ou par WhatsApp ;
• présenter des comptes transparents aux membres ;
• organiser réunions, votes, comptes rendus, projets et bénévoles ;
• suivre les obligations légales de l'association.

Le contenu exact dépend de la formule choisie (article 6). Nous faisons évoluer le service : une fonction peut être améliorée, remplacée ou retirée. Si nous retirons une fonction importante d'une formule payante, nous prévenons l'association au moins 30 jours à l'avance et elle peut résilier sans frais.

4. Ce que AssoCrew ne fait pas

• Aucun argent ne passe par AssoCrew. Nous ne détenons aucun fonds, nous n'avons pas de portefeuille, nous ne faisons ni collecte publique, ni prêt, ni épargne, ni assurance. L'application constate des paiements faits sur les comptes de l'association.
• Banque en lecture seule. Quand l'association relie son compte (par Ponto, d'Isabel Group), AssoCrew lit les opérations ; il ne peut initier aucun paiement.
• Billetterie. Les ventes de billets passent par le compte Mollie de l'association, qui reste le commerçant. Les fonds vont directement de l'acheteur à l'association ; les frais de Mollie sont facturés par Mollie selon ses propres conditions.
• Solidarité. Les aides sont décidées par l'association, au cas par cas, par son bureau ou son assemblée générale. AssoCrew enregistre ces décisions ; il ne promet aucun montant et n'est pas une assurance. L'association ne doit pas présenter AssoCrew comme une garantie.
• Tontines. AssoCrew enregistre les tours et les versements ; il ne détient aucun fonds et n'accorde aucun prêt.

5. Création du compte et accès

L'association crée son espace en ligne et accepte ces conditions et l'accord de traitement des données. La connexion se fait par un code à usage unique envoyé par e-mail (puis par SMS ou WhatsApp).

L'association choisit qui accède à son espace et avec quel niveau (administrateur, bureau, membre, lecture). Elle veille à retirer l'accès des personnes qui quittent leur fonction. Chaque personne garde ses codes pour elle et nous signale tout usage suspect.

6. Formules et prix

Les prix sont indiqués toutes taxes comprises. Les accès à l'application sont illimités et ne sont jamais facturés par utilisateur ; nous comptons les membres inscrits au registre.

Au-delà de la limite de membres de sa formule, l'association passe à la formule supérieure ; nous la prévenons à l'approche de la limite. Les messages WhatsApp sont une option facturée à l'usage, jamais obligatoire : l'e-mail et les notifications restent compris dans toutes les formules. Les abonnements en cours au moment d'un changement de grille gardent leur montant enregistré ; un prix plus bas s'applique dès la prochaine échéance.

Le détail à jour des formules est affiché dans l'application avant tout paiement. En cas de différence, le prix affiché au moment de la souscription s'applique jusqu'à la fin de la période payée.

7. Essai

Une association peut essayer une formule payante gratuitement pendant 30 jours, sans donner de moyen de paiement. À la fin de l'essai, si aucun abonnement n'est choisi, l'espace passe à la formule Gratuit : aucune donnée n'est supprimée, seules les fonctions payantes deviennent inaccessibles.

8. Facturation et paiement

• L'abonnement est payé par an ou par mois, d'avance, par domiciliation SEPA ou par carte, via notre prestataire de paiement.
• Nous envoyons une facture par e-mail pour chaque paiement.
• L'abonnement se renouvelle automatiquement pour la même durée, sauf résiliation.
• Nous pouvons changer nos prix pour la période suivante en prévenant l'association au moins 60 jours avant le renouvellement. Elle peut alors résilier sans frais.
• En cas de défaut de paiement, nous envoyons un rappel. Sans régularisation dans les 15 jours, l'espace passe en lecture seule : les données restent consultables et exportables, rien n'est supprimé.

9. Durée et résiliation

• L'association peut résilier à tout moment depuis les réglages de son espace ou par e-mail à contact@assocrew.com. La résiliation prend effet à la fin de la période déjà payée. La période commencée n'est pas remboursée, sauf si la résiliation suit une modification de prix ou le retrait d'une fonction importante.
• Nous pouvons résilier en cas de manquement grave (par exemple un usage illégal, une tentative d'intrusion ou un défaut de paiement prolongé), après une mise en demeure restée sans effet pendant 15 jours. En cas d'urgence liée à la sécurité, nous pouvons suspendre un accès immédiatement et nous en informons l'association.
• Si nous arrêtons le service, nous prévenons les associations au moins 90 jours à l'avance et nous remboursons la part des abonnements non utilisée.

10. Vos données et leur export

• Les données saisies dans AssoCrew appartiennent à l'association. Nous ne les utilisons que pour fournir le service.
• L'association peut exporter ses données à tout moment, dans des formats ouverts (CSV et, pour les pièces jointes, leurs fichiers d'origine).
• Après la fin du contrat, l'association garde un accès en lecture et en export pendant 30 jours. Nous supprimons ensuite ses données dans un délai de 90 jours, sauf celles qu'une loi nous oblige à conserver (nos propres factures). Les copies de sauvegarde sont effacées au fil de leur rotation.
• Le traitement des données personnelles est régi par l'accord de traitement des données et la politique de confidentialité.

11. Disponibilité et assistance

Nous faisons notre possible pour que AssoCrew soit disponible en permanence, avec un objectif de 99,5 % par mois, hors maintenance. Nous annonçons à l'avance les maintenances prévues, de préférence en dehors des heures de réunion habituelles. Ce chiffre est un objectif, pas une garantie : un service en ligne peut connaître des interruptions, notamment chez nos prestataires.

L'assistance est assurée par e-mail, en français, en néerlandais et en anglais. La formule Réseau bénéficie d'un support prioritaire.

12. Obligations de l'association

L'association s'engage à :

• utiliser AssoCrew de façon légale et conforme à son objet ;
• saisir des informations exactes et disposer d'une base légale pour les données de ses membres ;
• informer ses membres du traitement de leurs données ;
• ne pas tenter d'accéder aux données d'autres organisations ni de perturber le service ;
• respecter les conditions de WhatsApp, de Mollie et des autres services qu'elle active.

L'association reste seule responsable de ses décisions, de sa comptabilité, de ses obligations légales et fiscales (dépôts, attestations fiscales, assemblées) et des aides qu'elle accorde. AssoCrew l'aide à s'organiser ; il ne remplace ni un comptable, ni un juriste.

13. Intelligence artificielle

Certaines fonctions proposent des contenus produits par une IA (lecture d'une preuve, brouillon de compte rendu, propositions de tâches). Ces contenus sont des propositions : une personne de l'association les vérifie et les valide avant tout effet. Une IA peut se tromper ; l'association reste responsable de ce qu'elle valide.

14. Responsabilité

Nous fournissons le service avec soin, dans le cadre d'une obligation de moyens. Nous ne sommes pas responsables :

• des dommages indirects, comme une perte de chiffre d'affaires, de subside ou de réputation ;
• des erreurs dans les données saisies ou validées par l'association ;
• des interruptions causées par un prestataire tiers, un réseau ou un cas de force majeure ;
• des services tiers activés par l'association (banque, WhatsApp, Mollie, visio).

Sauf faute intentionnelle ou faute grave, notre responsabilité totale est limitée au montant payé par l'association au cours des 12 mois précédant le fait qui la cause. Pour la formule Gratuit, elle est limitée à 100 €.

15. Propriété intellectuelle

Le logiciel, le nom AssoCrew, les textes et la présentation restent notre propriété. Nous accordons à l'association un droit d'utilisation personnel et non transférable pendant la durée du contrat. L'association nous autorise à traiter ses contenus uniquement pour fournir le service.

16. Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l'autre. Nos équipes n'accèdent aux données d'une association que lorsque c'est nécessaire pour le support ou la sécurité.

17. Modification des conditions

Nous pouvons modifier ces conditions. Nous prévenons les administrateurs par e-mail au moins 30 jours avant l'entrée en vigueur d'un changement important. Si l'association n'est pas d'accord, elle peut résilier sans frais avant cette date. Chaque version est datée et l'acceptation est enregistrée.

18. Droit applicable et litiges

Ces conditions sont soumises au droit belge. En cas de désaccord, nous cherchons d'abord une solution amiable ; les parties peuvent recourir à une médiation, par un médiateur agréé par la Commission fédérale de médiation. À défaut d'accord, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents.

19. Langue

Ces conditions existent en français, en néerlandais et en anglais. En cas de différence, la version française fait foi.